Ogni attività di ricerca e visualizzazione è subordinata alla registrazione e alla profilazione degli utenti; la gestione dell'autenticazione è stata implementata nella logica della autenticazione integrata di Crusca che prevede una unica registrazione per l'accesso alle singole banche dati dell'Accademia, con livelli differenziati di autorizzazione secondo le politiche di consultazione di ciascuna banca dati.
Nel caso specifico di Photocrusca, la semplice registrazione e relativa automatica conferma della registrazione stessa consente lo svolgimento delle ricerche e la visualizzazione di una semplice anteprima se disponibile; per l'accesso alla scheda completa di dettaglio e la possibilità di consultare / scaricare gli oggetti digitali collegati con la scheda occorrono specifiche autorizzazioni assegnate dagli amministratori dei permessi.
A seconda dei livelli di permessi assegnati le immagini vengono visualizzate con impressa o meno una leggera marcatura (watermark) atta a salvaguardare il copyright.