L'applicazione Intranet consente l'archiviazione e la schedatura dei materiali analogici e/o digitali.
Nella figura sottostante si rappresenta il flusso per la gestione delle immagini, nelle due alternative di nuovo inserimento o di recupero da materiale già presente in altre banche dati. In entrambi i casi, è previsto un intervento manuale per l'assegnazione di dati e metadati di classificazione necessari all'implementazione nella piattaforma.



L'applicazione è stata sviluppata secondo una logica modulare; alcuni ulteriori moduli saranno rilasciati in una fase successiva del progetto.
Particolare attenzione è stata data nella scelta del tracciato di descrizione degli oggetti da schedare; la scelta adottata è quella del rispetto degli standard descrittivi stabiliti dalla normativa nazionale (scheda F del catalogo ICCD del Ministero dei Beni culturali); tale tracciato è stato comunque esteso di alcune aree descrittive specifiche di interesse di Crusca.
Come mostrato dalla figura sottostante, ogni oggetto da schedare viene descritto nella parte di soggettazione e in quella di classificazione; inoltre ciascun File associato viene esso stesso descritto nella parte di soggettazione e in quella di classificazione. Ai files viene inoltre riservata un'area di soggettazione "folksonomy" cioè popolata in base a parole chiave assegnate dagli utenti e che saranno oggetto di un futuro approfondimento.